1人じゃあ使い切れない?Evernoteのノートブックは色んな用途で共有して使うといいよ

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仲間と一緒に共有すれば、使い道が見えてくるかもしれません。
Evernoteにはノートブックやノート単位で他者と共有できる機能がついています。この共有機能を活用すれば、複数のユーザーでノートを作り上げていくことができます。

Evernoteを共同作業の中心においておくことで、いろんな作業がはかどるようになりますよ。

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ノートブックを共有することで得られるメリットとは?

Evernoteのノートブックを共有することで、共同作業がはるかにはかどります
<例えば…>
  • 仕事のチーム作業でのアイデア出し
  • ToDoリストや仕事の進捗状況の確認
  • 仕事に必要な資料やウェブクリップの共有
  • 家族間での写真の共有
などなど、仕事やプライベートでもすごく役立ちます。さらに、ワークチャットを使えば更新情報なども通知できるので、ノートを更新したり、データを追加したらすぐにチャットで教えることができます。

ノートブックを共有してみる

新しく何かを始めるタイミングがあれば、そのときに共有専用のノートブックを作成しておくといいでしょう。

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ノートブックの共有は、右クリック→【ノートブックを共有】でもOKですし、ワークチャットから直接共有したい相手に話しかけてもOKです。

共有ノートブックはユーザーごとに権限の設定ができる

他ユーザーとノートブックやノートを共有する際、共有する相手によって権限を設定することが可能です。

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閲覧のみ、編集のみ、編集・招待の3つのレベルで指定できます。
  • 閲覧:ノートブックを見るだけの閲覧者
  • 編集:ノートブック上のノートに変更を加えたり、新規ノートの作成が可能
  • 編集・招待:編集に加えて、他ユーザーのノートブックへの招待が可能
となっています。基本的に自分が招待するノートブックの場合は「編集」レベルで招待しておくと間違いはおきないでしょう。

共有ノートブックで作業をするならプレミアムユーザーからの招待がいいよ!

ノートブックを共有して作業を行う際、重要なのは共有元ユーザーが利用しているプランが何かという点です。

ノートブックの共有は、共有元のユーザーが利用しているプランに依存します。
<参考>
Evernoteの共有ノートブックのデータは誰が負担する問題が遂に解決! | あなたのスイッチを押すブログ

ベーシックプラン(無料)ユーザーやプラスプランユーザーの場合、月間アップロード容量に制限があります。
  • ベーシック:60MB
  • プラス:1GB
プラスユーザーならまだなんとかなりそうですが、ベーシックユーザーが共有元だと、下手するとあっという間に月間アップロード容量がいっぱいになってしまう可能性があります。

できる限りプラスユーザー以上のユーザーがノートブックの共有元になるといいでしょう。プレミアムユーザーが共有元であれば、月間アップロード容量が無制限なので、ノート単位の最大サイズ(200MB)以外、何も気にする必要はありません。

他サービスと比較して共有機能の使い勝手を考えてみる

ノートブックを共有することで、自分1人では出せないアイデアも1つのノートブックに集め、まとめることができます。共有機能を他サービスと比較してみるとどうでしょうか。

<Dropbox>
Dropboxの場合、ファイルやフォルダを共有していると、それぞれのユーザーごとに自身の所有している容量から消費されます。容量という点で考えるとDropboxより優位に使えそうですね。

しかし、ノートの変更履歴などを知るにはEvernoteの場合はプレミアムユーザーである必要があります。この点はDropboxの場合はイベント機能ですぐにどんな変更があったかがわかるので便利です。

<参考>
【知ってた?】Dropboxで誤ってファイルを削除してしまっても復元ができるんだってばよ!【助かった…】
【Mac】Dropbox上のファイルのバージョン管理が『Revisions』で劇的に楽になった件※現在はバージョンアップでより使いやすくなっています

<Googleドライブ>
Googleドライブの場合は共有アイテムは保存容量にカウントされません(詳細はコチラ)。この点はプレミアムユーザーがいない場合、Evernoteより優位だと思います。

スプレッドシートなどは、リアルタイム編集で誰が今どんな操作をしているか、どんな編集を行っているか確認しながら行えるので、こちらもGoogleドライブの方が優位。

ただ、使い勝手が素晴らしいものかと問われると、個人的にはそこまで自由度が高いとは感じません。

どちらのサービスも比較してどうということはありませんが、Evernoteを活用する上で、実際に使い比べてみると面白いと思います(まとめになってませんね)。


編集後記
Evernoteは他サービスとは一線を引いて使い分けることが1番かなと。性質は他サービスとはやっぱり異なっているものだと思います。だけど仕事にも使おうと考えると、どうしても他サービスと比較したくなるものです。あまり難しく考えずに、どんどんEvernoteを使えばいいと思います。「整理できる」というのは、他サービスと違ってEvernote最大の強みだと思うので。

この発見をまだ見ぬ多くの人に伝える!

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