少し意識するだけで変わる!メール処理が仕事に支障をきたすならルールを決めて取り組んでみよう!

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状況に応じて臨機応変に立ち回れれば、それが理想なんですけどねぇ。
私生活ではチャット系ツールがメールに取って代わりつつありますが、仕事においてはメールが中心的存在です。やり取りはほとんどメールというところもあるでしょう。

日々の業務の中で、メールチェックや返信に追われて仕事が全然進まない。

今、ピクリとでも反応しました? 正直でよろしい。そういった人は対応が誠実すぎるんです。愚直なんです。嫌いじゃあないです、そういうタイプ。だけどメール処理に時間をとられすぎるのは考えもの。

少し意識を変えてみませんか?

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「メールの返信が早い=仕事がデキる」ではないことを頭に入れておこう

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「メールの返信が早い=仕事がデキる」というのは大きな勘違いです。だって仕事、デキてないでしょう? メールの処理や返信に追われて仕事が進まないでしょう?
なぜ勘違いを起こしてしまうのか。それはメールが先にきているからです。

ちょっと先ほどの式を書き換えてみましょう。

「メールの返信が早い=仕事がデキる」→「仕事がデキる=メールの返信が早い」

式としては同じだけど、受け取り方は全然違ってきますよね。なんだか納得してしまうんじゃあないでしょうか。

時間さえあればバカでもメールの返信は早いんです。
だけどバカなままだと、メールの返信が早くなっても仕事は一向に進捗しません。

仕事は突然デキるようになるものではない

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上であげた式のように、メールの返信が早くなったからといって仕事がデキるようになるわけではありません。それはただ、メールの返信が早い人になっただけです。実際は何も変わっちゃあいません。仕事は急にデキるようになるものではないのですから。

仕事がデキる人は常にどう行動すればいいかを考えているからデキるんです。その時々の判断がしっかりできているからメール処理、すなわちここでいうところの返信が早いんです。

仕事がデキるようになりたい? 少しずつ意識を変えるところから始めてみよう

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仕事がデキるようになるにはそれなりの時間や経験が必要です。じゃあ意識すべきはどこかというと、これまで時間を割いていたメールの処理。
一定のルールを設けることで、少しずつ時間に余裕が生まれてくるはずです。

メール処理にマイルールを作ってみる

メールの処理にルールを作ってみるところから始めると、仕事に集中できる時間が増えてくると思います。僕が実際に実践したのはメールが50通たまったら、一旦仕事の手を止めてメール処理を行うというルール。
1日のメール受信数は人によって異なると思うので10通や20通、100通など、適宜決めておくといいでしょう。

メール処理中に新たに受信したメールはひとまず無視します。溜まった50通だけを集中して処理。

  • 返信不要:重要度低→目を通したらサクッと削除
  • 返信不要:重要度→スターをつけてあとで見返す
  • 返信必要:重要度低→ToDo登録してあとで返信
  • 返信必要:重要度→すぐに返信

単純にこれだけ。すべてに丁寧に対応する必要はないんです。重要かどうか、返信が必要か否かを判断できるようになれば、まずはそれだけで進歩です。

メールへの返信は“少し”だけ考えるように心がける

メールへの返信が必要なものの場合、すぐに返信が必要か後回しでいいかを判断できるようになりましょう。返信が必要だからとすぐに返信メールの作成に手をかけていては、仕事がデキるようになる日は遠い。

重要度が低いものは後でいいやと思えるくらいバッサリ仕分けれるようになっておきたいところです。タイミングとしては仕事が一区切りついたところ、その日の仕事を終えたあとなどであれば、まとめて取り組みやすいかと思います。

なぜ重要度が低いものは後回しにするのか? → メールのラリーが続くと仕事が手につかなくなるから。
律儀にメールのやり取りを行っていると、ラリーの応酬になる危険性がでてきます。自分が重要じゃないと感じたら、その場での返信はグッとこらえて後で返信するようにしましょう。

逆に重要度が高そうだと感じたら、メール処理中に返信しましょう。ただ、ここでのポイントは“少し”考えて対応するということ。もっと簡単に言えば一考する、熟考する必要がある内容への返信であれば、後でしっかりと時間をとって返信するということ。
「メールは見ましたよ、だけど返答には時間がかかりそう。改めてメールするから待っててね」ということを、相手に伝えてあげることが大事です。

加えて重要度の高低に関わらず、可能な限りはその日のうちに返信するように意識しておくことも大事です。日が経つと忘れてしまいますからね。もちろん、それだけが理由ではないけれど。

目の前の仕事に取り組める時間がしっかり確保できるようになる

メール処理を意識して行うようになるだけで、仕事に取り組める時間を確保できるようになってきます。あとは仕事を効率的に進めるにはどうすればいいか考えながら行っていくだけ。

ルールが定着してくると、仕事中に受信するメールへの対応がスムーズになってくる

自分に課したルールをもとに仕事に取り組んでいくと、仕事への取り組みがスムーズになり、結果的にメールへの対応が柔軟にできるようになってきます。柔軟さが身についてきたら、次のステップを考えてみましょう。

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パソコンでの作業中に受信したメールの通知。仕事中に通知が表示されたらメールのタイトルなどで反応すべきか否かの判断がつけれるようになります。

上の例ではあとから処理しても問題なさそうなことが見て取れます。これが重要そうならその場で反応して返信という流れ。重要ではないのに反応してクリックしてしまうというのであれば、それはまだ修行不足とでもいいましょうか。

必ずしも最初に決めたルールは絶対ではありません。基本的なルールの上に柔軟性を持たせて少しずつルールを変えていく。
そう意識づけてやっていくことで
自分自身が「メールの返信が早い≠仕事ができる」から「仕事ができる=メールの返信が早い」人へ近づいていけるでしょう。

少し意識をするだけで、仕事のはかどり方は全然違ってきます。いきなり仕事がデキる人にはなれないんだから、少しずつデキる人になれるよう精進していきましょう。

編集後記

本当に重要な伝達って、メールだけじゃ不足なんですよ。即返答を期待したいのであれば、メールを送ったあとに電話をするってことが大事。だから僕は電話が鳴らない限りは相手にとって重要なメールであったそしても、自分にとって重要ではないと判断して後回しにします。

\この発見をまだ見ぬ多くの人に伝える!/

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