ここは「絶対見ておいてね」というポイントがわかるようにしておきましょう。
文書の中で、複数の項目に必ず目を通してもらいたいという場所があれば、「箇条書き」を使うと効果的です。
文章がダラダラと長ったらしく書かれているだけだと、要点をつかめといわれてもなかなか難しいところがあります。
ここが要点ですよと確実に文書を渡す相手に知ってもらうためには「箇条書き」や「段落番号」を使ってあげれば、視覚的にも目に入りやすくなります。
相手に伝えたいことは「箇条書き」にしておくと目に入りやすい
長ったらしい文章の中で要点を相手に伝えるというのは、読ませる技術が必要になります。
重要な文書なのに、相手が集中力を欠いた状態で文書に目を通したとしたら、おそらく伝えたいことの半分以上は伝わらない。そう思っておいたほうがいいでしょう。
もちろん、文章の中に要点を入れるなというわけではありません。しかし、要点がどこかを確実に相手に伝えたいなら、要点だけを抜き出して、別途箇条書きで書きだしておいたほうが親切です。
というわけで、まずは動画をご覧ください。
動画のおさらい：編集作業はあとで行おう
基本的に「箇条書き」「段落番号」といった項目は（アウトラインはちょっと特殊です）、文書を入力したあとで書式をあてていくようにしましょう。
文書作成でよくあることですが、先に書式をあててしまうと書式を解除しない限りずっとついて回ります。
文書作成に慣れてしまえば大した問題じゃあないんですが、初心者にとってはどうすればいいのかわからない大問題にもなってしまいます。
一読してみて要点がわかりづらいと相手もわからない
まずは普通に文書を作成してみましょう。そして一読してみるんです。
自分で作った文書を一読してみて、要点がわかりづらいなと感じたら、それを読む相手に要点が伝わるわけがありません。
わざわざ文書を大規模編集する必要はありませんが、「ここが要点だよ」と相手に伝えるという意味でも、要点になる部分は別途抜き出す形で「箇条書き」で簡潔にまとめておくといいでしょう。
「箇条書き」「段落番号」は使えるようになるととても役立つ機能です。これらを活用してより相手に伝わりやすい文書作成を心がけていきましょう。
編集後記
要点を簡潔にまとめて「箇条書き」。目次・順番を表すようなものは「段落番号」。というような形でうまく活用できるようになりましょう。
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